10 tegn på at bedriften din har vokst ut av regneark og manuelle systemer

Bruker dere fortsatt Excel for timeføring, prosjekter, lager eller faktura? Det kan være på tide å ta steget opp. Her er 10 tydelige tegn på at det er på høy tid å vurdere et ERP-system som gir bedre kontroll, sparer tid og reduserer feil.

1. Du bruker mange timer i uka på å samle data fra ulike systemer.

Når informasjon om kunder, ordre, økonomi og prosjekter finnes i separate systemer - eller i verste fall Excel-ark - blir rapportering en tidkrevende øvelse.

2. Feil oppstår fordi data legges inn flere steder.

Kundens adresse er oppdatert i én fil, men ikke i den andre. Ordre er registrert i regnearket, men glemt i faktureringssystemet. Manuelle systemer øker risikoen for feil.

3. Du har dårlig oversikt over lager eller ressurser.

Vet du nøyaktig hva du har på lager? Når prosjektet starter? Hvem som har kapasitet? Hvis svaret er "nesten", tyder det på at manuelle verktøy ikke gir deg det du trenger.

4. Vekst fører til kaos - ikke effektivitet.

Når du får flere kunder, ansatte eller prosjekter, burde det vært en fordel. Men med manuelle rutiner kan det føles som du mester kontrollen.

5. Du får ofte spørsmål fra ansatte som "hvor finner jeg...?".

Når ansatte stadig må spørre om hvor ting er lagret, hvilken versjon som gjelder eller hvem som har gjort hva - da mangler bedriften et felles system og en felles sannhet.

6. Prosjektoppfølging skjer i e-post og post-it lapper.

Hvis prosjektinformasjonen bor i Outlook, på pulten og i Excel-filer som bare én person har tilgang til - da er det på tide med noe mer robust.

7. Du bruker mer tid på administrasjon enn verdiskapning.

Fyller du dagene med manuelle oppgaver som fakturering, rapportering, dobbelsjekk og korrigering? ERP kan frigjøre tid og redusere stress.

8. Du sliter med å få sanntidsinformasjon.

Skal du ta beslutninger, trenger du ferske tall. Manuelle systemer er alltid et steg bak - og i verste fall feilaktige.

9. Du er avhengig av enkeltpersoner som "eier" kritisk informasjon.

Hvis bare én ansatt vet hvordan et system fungerer, eller hvor noe er lagret, skaper det risiko. Et ERP-system gjør kunnskap tilgjengelig for hele teamet.

10. Du gruer deg til regnskapsføreren spør om noe.

Når det kommer en forespørsel om bilag, timelister eller prosjektstatus og du må "leite litt", da er det på tide med bedre systemstøtte.