Hvordan du bytter ERP-system uten å rive opp alt du har bygget

Å bytte ERP-system trenger ikke bety å bytte ut regnskapssystemet, dataene og alt dere har lært dere. Et ERP-bytte kan gjøres som ett avgrenset steg: dere beholder regnskapssystemet dere allerede har, og legger et operativt lag på toppen for lager, ordre, produksjon, service og ettermarked. Det er dette vi kaller det enkle byttet.

Hva er et ERP-system, og hvorfor blir "å bytte" et så stort ord?

Kort fortalt er et ERP-system programvaren som samler bedriftens kjerneprosesser - fra lager og ordre til produksjon, service og økonomi - i én sammenhengende flyt i stedet for spredte regneark og løsrevne systemer. For en fullstendig gjennomgang av hva et ERP-system er og hvordan det henger sammen med regnskap, se Hva er et ERP-system? En enkel forklaring.

Ordet "bytte" er det som gjør folk nervøse, og det er ikke uten grunn. Historisk har det betydd: si opp det gamle systemet, kjøp et nytt, flytt alle data - inkludert regnskapshistorikken - lær opp alle ansatte på nytt, og håp at ingenting går tapt underveis. Det er en forståelig frykt, fordi den er tuftet på en reell og godt dokumentert erfaring: et fullt ERP-bytte er et krevende prosjekt. Men det er også en foreldet forutsetning at ethvert ERP-bytte må se slik ut. Et ERP-bytte kan gjøres mye mer avgrenset enn det, og det er nettopp det denne artikkelen handler om.

Hvorfor oppleves det å bytte ERP-system så tungt?

Når vi snakker med bedrifter som har vurdert - og noen ganger latt være å gjennomføre - et ERP-bytte, går noen bekymringer igjen. Vi vil være tydelige på at dette er mønstre vi ser, ikke en dokumentert hovedårsak til at avtaler går tapt: pris, timing, manglende funksjoner og konkurrerende leverandører er fortsatt de vanligste grunnene til at et kjøp ikke blir noe av. Men opplevd tyngde ved selve byttet er en reell og tilbakevendende bekymring som fortjener et ærlig svar, ikke en pen bortforklaring.

De vanligste mønstrene vi kjenner igjen:

• Frykt for måneder med tilpasning. Forventningen er at et nytt system betyr lange prosjektperioder før noe faktisk fungerer i hverdagen - og for et fullt bytte er den forventningen ofte riktig.
• Frykt for å måtte rive opp alt. Bekymringen for at regnskapet, historikken og rutinene dere har bygget opp over år, må erstattes fra bunnen.
• Usikkerhet om gevinsten er stor nok. Når byttet oppleves tungt nok i forkant, blir spørsmålet fort: er dette virkelig verdt det, eller er det tryggere å bli på den løsningen vi har lenger enn planlagt?

Dette er ikke urimelige bekymringer. De er ofte helt korrekte - for et tradisjonelt ERP-bytte. Problemet er at de blir automatisk overført til enhver form for ERP-bytte, også der de ikke stemmer.

Hva skjer egentlig når man bytter ERP-system - og hvorfor tar det tid?

Her er det nyttig å skille mellom to helt forskjellige typer bytte, fordi de har svært ulik risiko og tidsbruk.

Det totale byttet. Hele det eksisterende systemlandskapet - inkludert regnskap - erstattes med én ny, samlet plattform. Dette er det bildet de fleste har i hodet når de hører "ERP-bytte", og det er også her mesteparten av frykten er godt begrunnet.

Bransjetall for ERP-implementering gir et ærlig bilde av hvorfor: for små og mellomstore bedrifter regnes tre til ni måneder som normalt for en full implementering, mens større virksomheter med mer komplekse behov gjerne bruker et halvt til to år [1]. Om lag halvparten av alle ERP-prosjekter fullføres innenfor planlagt tidsramme - resten drar ut, en del av dem betydelig. De to klart vanligste forklaringene på forsinkelse er tekniske integrasjonsutfordringer og at prosjektet vokser i omfang underveis, altså at flere avdelinger, prosesser eller tilpasninger legges til etter at prosjektet er i gang [2]. Datakvalitet er den andre store risikofaktoren: hvis data ikke kvalitetssikres grundig før de flyttes over, følger unøyaktighetene med inn i det nye systemet [3]. Et ofte sitert - og noe omdiskutert - anslag er at et sted mellom halvparten og tre firedeler av ERP-prosjekter ikke når målene sine slik de opprinnelig var definert [4]. Tallet varierer mellom kilder og bør leses som en indikasjon, ikke en fasit, men mønsteret det peker på er reelt: å bytte ut alt på én gang er et stort løft, med mange bevegelige deler som kan gå galt samtidig.

Det avgrensede byttet. Bare det operative laget - lager, ordre, produksjon, service, ettermarked - byttes ut, mens regnskapssystemet blir stående urørt. Dette er en fundamentalt annen øvelse: dere kobler et nytt operativt lag på toppen av det dere allerede har, i stedet for å bytte ut alt samtidig. De to største risikofaktorene i et tradisjonelt bytte - full regnskapsmigrering og stadig voksende prosjektomfang på tvers av hele organisasjonen - er nettopp det som faller bort her, fordi regnskapet ikke røres og omfanget er avgrenset til driften fra dag én.

Det enkle byttet handler om den andre varianten.

Finnes det en enklere måte å bytte ERP-system på?

Ja - og det er akkurat det Telaris er bygget for å levere.

Behold regnskapssystemet dere allerede har

Telaris erstatter ikke regnskapssystemet deres. Dere fortsetter å bruke Tripletex, UniMicro, PowerOffice, Fiken/Finago eller tilsvarende, akkurat som før. Telaris legger seg på toppen som det operative laget: lager, ordre, produksjon, service og ettermarked samlet i én flyt, med koblingen til regnskapet allerede på plass.

Dette betyr at "byttet" ikke lenger handler om å forlate noe dere kjenner og stoler på. Det handler om å legge til det dere mangler, uten å måtte gi slipp på det som allerede fungerer.

Kort vei til verdi

Fordi regnskapssystemet ikke røres, faller den tyngste og mest tidkrevende delen av et tradisjonelt ERP-bytte bort: den fullstendige regnskapsmigreringen, med tilhørende testing og avstemming. Det som gjenstår er å sette opp det operative laget og koble det mot systemet dere allerede har - en vesentlig mer avgrenset øvelse enn å bygge alt fra bunnen.

I praksis er dette normalt sett en sak av uker, ikke måneder på måneder: hos Telaris er det typisk rundt tre måneder fra signering til drift. Det er et normaltall, ikke en garanti - den faktiske tiden avhenger av omfanget av det dere skal ha på plass og hvor klare data og rutiner er før oppstart, akkurat som med ethvert IT-prosjekt.

Tradisjonelt ERP-bytte vs. det enkle byttet

*Normaltid, ikke en garanti - faktisk tidsbruk avhenger av omfang og hvor klare data og rutiner er ved oppstart, se avsnittet over.

Hvordan vet jeg om et enklere ERP-bytte gir mening for min bedrift?

Svaret avhenger av hvor driftsutfordringene faktisk ligger. To segmenter skiller seg tydelig ut:

Maritim drift

Der utfordringen handler om å samle flåtestyring, vedlikehold og service i én oversikt i stedet for spredte systemer og regneark - enten dere driver kommersiell sjøfart, havbruk/fiskeri eller energi til sjøs - er dette der Telaris har sitt tyngste fotfeste.  

Maskin og industri

Der utfordringen handler om ordrestyring og lagerstyring på tvers av bygg og installasjon eller anleggsmaskiner, er dette segmentet hvor det avgrensede byttet ofte gir raskest gevinst.

Vanlige spørsmål om å bytte ERP-system

Må vi bytte regnskapssystem for å ta i bruk et nytt ERP-system? Nei, ikke nødvendigvis. Med en avgrenset tilnærming beholder dere regnskapssystemet dere allerede bruker, og legger et operativt lag for lager, ordre, produksjon, service og ettermarked på toppen.

Hvor lang tid tar et ERP-bytte? Det avhenger av hvor mye som faktisk byttes. Et fullt bytte som inkluderer full regnskapsmigrering regnes normalt til tre til ni måneder for mindre og mellomstore virksomheter, og kan ta betydelig lenger for større organisasjoner [1]. Et avgrenset bytte av kun det operative laget er en mindre øvelse - hos Telaris er det typisk rundt tre måneder fra signering til drift. Det er en normaltid, ikke en garanti, fordi omfang og datakvalitet varierer fra bedrift til bedrift.

Hva skjer med dataene våre ved et ERP-bytte? Ved en avgrenset løsning røres ikke regnskapsdataene deres i det hele tatt - de blir liggende i systemet dere allerede har. Det som kobles på er driftsdata knyttet til det operative laget. Det fjerner samtidig den delen av et ERP-bytte der data oftest svikter: full migrering av regnskapshistorikk krever grundig kvalitetssikring for at feil ikke skal følge med inn i det nye systemet [3].

Er det risikabelt å bytte ERP-system midt i en driftssesong? Risikoen er lavest nettopp fordi regnskapssystemet står urørt gjennom hele byttet - den delen av virksomheten som er mest sårbar for stans, fortsetter å gå som normalt.

Kan vi teste om vi faktisk trenger et bytte, før vi bestemmer oss? Ja. Det er nettopp det ERP-kompasset er laget for - en kort selvtest som viser hvor driftsutfordringene deres faktisk ligger, før dere tar noen beslutning.

Vet du egentlig hvor byttet ditt bør begynne? Ta ERP-kompasset - en kort selvtest som viser hvor driftsutfordringene ligger i akkurat deres virksomhet, og om et avgrenset ERP-bytte er relevant for dere.