Et ERP-system for en norsk SMB koster typisk 150 000-600 000 kroner totalt i det første året, avhengig av bedriftens størrelse, kompleksitet og antall brukere. Men lisensprisen - det eneste tallet du ser i tilbudet - er sjelden den største kostnaden. Intern tid, datamigrering, opplæring og tilpasninger utgjør ofte like mye som selve systemet.
Denne artikkelen forklarer hva du faktisk betaler for, hva som ikke står i tilbudet, og hva du bør se opp for når du sammenligner priser.
Innhold
ERP-priser varierer mye, og det er sjelden på grunn av store forskjeller i systemkvalitet. Det er på grunn av disse fire faktorene.
Antall brukere. De fleste ERP-systemer prises per bruker per måned. For en bedrift med 15 ansatte er det stor forskjell på om 5 eller 15 av dem trenger tilgang til systemet.
Hvilke moduler du trenger. Lager og ordre, produksjon, prosjektstyring, økonomi, innkjøp. Hver modul påvirker prisen. Noen leverandører selger en samlet pakke, andre priser modulene separat.
Hvor mye som må tilpasses. En bedrift med 8 ansatte, enkle arbeidsflyter og rene data kan komme i gang på 6 uker. En bedrift med 30 ansatte, flere avdelinger og år med uryddige data bruker 16. Implementeringskostnaden følger dette tett.
Skybasert eller lokal installasjon. Skybaserte løsninger har lavere oppstartkostnad og månedlig lisens. Lokale installasjoner har høyere engangskostnad, men lavere løpende kostnader. For norske SMB-er er skybasert i dag det klart vanligste valget.
For en bedrift med 8-15 ansatte er en realistisk totalkostnad i år 1 mellom 145 000 og 300 000 kroner. Fra år 2 ligger løpende kostnader på 120 000-150 000 kroner i året.
| Kostnadselement | Estimat år 1 |
|---|---|
| Lisens (per bruker per måned x 12) | 120 000-150 000 kr |
| Implementering og oppsett | 40 000-80 000 kr |
| Datamigrering | 10 000-30 000 kr |
| Opplæring | 15 000-30 000 kr |
| Intern tid (estimert kostnad) | 40 000-80 000 kr |
| Totalt år 1 | 145 000-300 000 kr |
| Løpende fra år 2 (lisens og support) | 120 000-150 000 kr/år |
For en bedrift med 15-40 ansatte er en realistisk totalkostnad i år 1 mellom 290 000 og 620 000 kroner. Fra år 2 ligger løpende kostnader på 150 000-300 000 kroner i året.
| Kostnadselement | Estimat år 1 |
|---|---|
| Lisens (per bruker per måned x 12) | 150 000-300 000 kr |
| Implementering og oppsett | 80 000-160 000 kr |
| Datamigrering | 20 000-60 000 kr |
| Opplæring | 30 000-60 000 kr |
| Intern tid (estimert kostnad) | 80 000-160 000 kr |
| Totalt år 1 | 290 000-620 000 kr |
| Løpende fra år 2 (lisens og support) | 150 000-300 000 kr/år |
Tallene i begge tabellene dekker et standard ERP-oppsett uten omfattende tilpasninger. Har du en nettbutikk, et transportsystem eller egenutviklede løsninger som det nye systemet skal snakke med, legger integrasjonene typisk 30 000-100 000 kroner på toppen.
Tabellene over er intervaller. Det som avgjør hvor i intervallet dere havner er tre ting: hvor mange som faktisk trenger tilgang, hvor rene dataene i dagens system er, og hvilke systemer det nye skal snakke med. Det er spørsmål vi kan gå gjennom uten at du forplikter deg til noe.
❗️ Ta kontakt om pris for din bedrift
Å bytte system koster mer enn å innføre et for første gang, og forskjellen ligger nesten alltid i tre poster.
Datamigrering fra et system som har vært i drift i mange år. Kundenumre som er brukt om igjen, varenumre i flere varianter, historiske ordrer med felter som ikke finnes lenger. Jo lenger det gamle systemet har vært i bruk, jo mer må ryddes. Dette er posten som oftest sprekker.
Perioden der begge systemene kjører. De fleste kjører gammelt og nytt system parallelt i noen uker for å være trygge. Det er fornuftig, men det betyr dobbelt registrering i den perioden, og det koster intern tid.
Produktivitetsdippen etter oppstart. Regn med 4-6 uker der ting tar lengre tid enn før, fordi folk lærer. Det er normalt, og det er en kostnad du bør planlegge for i stedet for å bli overrasket av.
Skal du fra en lokal installasjon til skyen, er selve overgangen beskrevet nærmere i vår praktiske guide for SMB-er som skal fra gammelt ERP til skyen.
Tilbudet du får fra en ERP-leverandør dekker det leverandøren leverer. Det dekker ikke det du leverer.
En innføring krever at folk i din organisasjon bruker tid. Ikke IT-folk, men de som faktisk eier arbeidsflytene: lagersjefen, salgssjefen, regnskapsansvarlig, daglig leder. Det er møter, testing, godkjenning av data, opplæring av kolleger og beslutninger som ikke kan tas av leverandøren.
Regnet med en intern timekostnad på 600 kroner tilsvarer beløpene i tabellene over omtrent 70-135 timer for en liten bedrift og 135-265 timer for en mellomstor. Det er arbeidskost som ikke vises i noen faktura, men som er like reell.
Det betyr ikke at noe går galt. Det betyr at dere går fra teori til praksis. De prosjektene som lykkes er ikke de som bruker minst intern tid. Det er de som planlegger for den fra dag én.
Tre ting gjør prissammenligning vanskeligere enn den burde være.
Tilbudene inkluderer ikke det samme. Et tilbud på 150 000 kroner kan inkludere implementering, opplæring og første år med support. Et annet på 120 000 kan inneholde lisens og to dager oppsett. Uten å bryte ned hva som er med, sammenligner du epler og pærer. Spør alltid: hva er ikke inkludert i dette tilbudet?
Månedspris ser billigere ut enn den er. En lisens på 2 500 kroner per bruker per måned høres overkommelig ut. For 12 brukere over 12 måneder er det 360 000 kroner, bare i lisens. Over fem år er det 1,8 millioner. Gjør alltid et tre- eller femårsregnestykke før du bestemmer deg.
Tiden avgjør totalprisen mer enn du tror. En innføring som tar 16 uker i stedet for 10 koster ikke bare mer i konsulenttimer. Den koster seks ekstra uker der nøkkelpersoner bruker tid på prosjektet i stedet for på kundene sine.
Dette spørsmålet stilles sjelden, men det er minst like relevant.
En norsk SMB som kjører på regneark, manuelle rutiner eller et utdatert system bruker typisk:
For en bedrift med 20 ansatte, der 5 nøkkelpersoner bruker 7 timer ekstra i uken på manuelt arbeid, blir det 1 820 timer i året. Det tilsvarer nesten en full stilling som går til å kompensere for systemer som ikke henger sammen.
Kjenner du deg igjen i beskrivelsen, har vi skrevet mer om hva som skjer når bedriften har vokst ut av regnearket.
Disse gir deg et langt bedre grunnlag enn prislisten alene.
En leverandør som svarer vagt på disse spørsmålene, gir deg ikke grunnlag for å ta en god beslutning. Det er informasjon du har krav på.
Det billigste alternativet er nesten aldri det beste. Men det er ikke alltid det dyreste heller.
For de fleste norske SMB-er er det riktige systemet det som:
Et system som koster 200 000 kroner mer, men sparer fem timer i uken i intern tid, er i de fleste tilfeller den bedre investeringen over tre år.
Vi har levert ERP til norske SMB-er siden 2012. Erfaringen er at det sjelden er prisen som avgjør om et prosjekt lykkes - det er forberedelsene. Fortell oss kort hvor mange som skal bruke systemet og hva dere bruker i dag, så tar vi det derfra.
Hva koster et ERP-system for en mellomstor bedrift? For en norsk bedrift med 15-40 ansatte er en realistisk totalkostnad i år 1 mellom 290 000 og 620 000 kroner. Det inkluderer lisens, implementering, datamigrering, opplæring og intern tid. Fra år 2 ligger løpende kostnader på 150 000-300 000 kroner i året.
Hva koster et ERP-system for en liten bedrift? For en bedrift med 8-15 ansatte er totalkostnaden i år 1 typisk 145 000-300 000 kroner, inkludert lisens, implementering, opplæring og intern tid. Fra år 2 er løpende kostnader 120 000-150 000 kroner i året.
Hva koster overgang til nytt ERP for en mellomstor norsk bedrift? Et bytte koster det samme som en førstegangsinnføring, pluss tre poster: opprydding og migrering av data fra det gamle systemet, en periode der begge systemene kjører parallelt, og en produktivitetsdipp på 4-6 uker etter oppstart. Migreringen er posten som oftest blir dyrere enn planlagt.
Hva koster ERP-implementering for en mellomstor norsk bedrift? Selve implementeringen og oppsettet koster typisk 80 000-160 000 kroner for en bedrift med 15-40 ansatte. Datamigrering kommer i tillegg med 20 000-60 000 kroner, og opplæring med 30 000-60 000.
Hva er de vanligste skjulte kostnadene ved ERP-implementering? De vanligste er intern tid, integrasjoner mot systemer dere allerede bruker, tilpasninger som dukker opp underveis, og produktivitetsdippen de første 4-6 ukene etter oppstart. Intern tid er den største av dem, og den står ikke i noe tilbud.
Er skybasert ERP billigere enn lokal installasjon? Skybasert har lavere oppstartkostnad, men høyere løpende lisenskostnad. Over fem år er totalprisen ofte sammenlignbar. For norske SMB-er er skybasert i dag standard, fordi det krever mindre intern IT-kompetanse og gir bedre garantier for oppetid.
Kan man forhandle på ERP-pris? Ja, særlig på implementeringskostnader og lisensvolum. Jo mer konkret informasjon du kan gi om antall brukere, datakvalitet og integrasjonsbehov, desto mer presise og forhandlingsbare tilbud får du.
Hvordan vurderer man om et ERP-system er kostnadseffektivt? Regn totalkostnad over tre til fem år, ikke år 1, og trekk fra den interne tiden systemet faktisk frigjør. Et rimeligere system som krever manuelle mellomledd blir ofte dyrere enn et som koster mer i lisens men fjerner dobbeltarbeid.