Bransje: Martim næring, agentvirksomhet og distribusjon av utstyr til skip, fiskeanlegg mm.
Behov: Lagerstyring, kontroll på tilbud og ordre, valutahåndtering, integrasjon mot Tripletex
Tidligere løsning: Regnskapssystem med enkel lagermodul
Valg: Telaris ERP
Eiken Maritime ble startet i 2020, og har vokst raskt på kort tid.
Selskapet driver både meddistribusjon av varer og agentvirksomhet, der de selger på vegne av europeiske og asiatiske leverandører.
Det betyr høy aktivitet på lageret.
Selskapet selger både standardvarer fra lager og spesialbestilte varer som går via lageret og ut til kunde, såkalt transitlager.
– Vi har ganske mye lageraktivitet totalt sett. Og når vi vokste så fort, merket vi ganske raskt at vi trengte bedre kontroll på logistikk og lager, forteller hun.
I starten fungerte systemet de brukte greit, men etter hvert som volumet økte, ble begrensningene tydelige.
– Det fungerte fint så lenge lageret var lite. Men etter hvert ble det mer manuelt arbeid, og vi måtte bruke Excel for å få riktig oversikt, spesielt på valuta og vareverdi.
For en virksomhet med import, lager og mange transaksjoner, er det avgjørende at tallene stemmer.
– Vi hadde kontroll, men det krevde mye manuelt arbeid. Jeg satt en del med Excel for å få riktig verdi på lageret, og vi måtte ofte dobbeltsjekke fysisk hva som faktisk var på lager.
Dette fungerte så lenge virksomheten var mindre.
Men etter hvert ble det tydelig at de trengte et system som kunne håndtere mer kompleks logistikk.
– Har man lager, så bør man ha et system som er laget for lager. Ellers blir det fort mye ekstra arbeid.
Da Eiken Maritime begynte å se etter en bedre løsning, var situasjonen krevende.
De var i en fase med sterk vekst, samtidig som systemene ikke ga den kontrollen de trengte.
– Vi var helt avhengige av å komme over på noe som fungerte. Det var en kritisk fase for oss.
Da Telaris kom inn i prosessen, opplevde de at dialogen var annerledes.
I stedet for å starte med funksjoner, startet man med behov.
– Vi hadde et møte der alle ansatte var med, og Telaris spurte hva vi faktisk trenger. Bare det gjorde at stemningen endret seg. Folk følte seg hørt.
Når systemene ikke fungerer, påvirker det hele organisasjonen.
– Når ting ikke fungerer, blir det dårlig stemning. Det går utover stoltheten i jobben. Etter første møte med Telaris merket vi faktisk at entusiasmen kom tilbake.
For Eiken Maritime handlet overgangen ikke bare om teknologi, men om trygghet.
– Vi fikk en kontaktperson som forstod behovene våre med en gang. Det skulle ikke så mye forklaring til før han skjønte hva vi trengte og hvordan det kunne løses.
Overgangen til nytt system måtte skje raskt.
Selskapet kunne ikke stoppe driften.
– Vi måtte flytte fra ett system til et annet, og så gjøre det igjen. Jeg satt manuelt og la inn ordre på nytt. Det var mye arbeid, men vi fikk veldig god støtte hele veien.
Prosessen gikk raskere enn de hadde forventet.
– Fra vi startet prosessen til vi var i gang, tok det bare noen måneder. Og når vi først var i gang, så fungerte det fra dag én.
Med Telaris fikk Eiken Maritime det de manglet tidligere:
– Nå kan vi stole på tallene i systemet. Jeg slipper å sitte med Excel for å kontrollere verdier. Det gir en helt annen trygghet.
For selgerne betyr det bedre kontroll på ordre.
For lageret betyr det bedre flyt.
For ledelsen betyr det riktige tall.
– Vi kan gå inn og se hva ordrereserven er, og vite at den stemmer. Det er veldig viktig for oss som driver selskapet.
Før vurderte de om de måtte ansette flere på lager.
I dag håndterer de mer aktivitet enn før – med samme bemanning.
– Vi har vokst ganske mye, men ting går fortere. Vi har bedre kapasitet, og jeg bruker mindre tid på kontrollarbeid.
Når systemet fungerer, får man tid til å jobbe med det som faktisk skaper verdi.
– Nå kan vi bruke tiden på å utvikle selskapet, ikke bare holde kontroll på det som allerede er gjort.
Eiken Maritime er en familiebedrift, og da stopper ikke alltid jobben når arbeidsdagen er over.
Men med bedre kontroll har også hverdagen blitt roligere.
– Det er alltid diskusjoner når man driver selskap, men nå slipper vi bekymringer rundt lager og logistikk. Vi stoler på systemet.
Det gir en annen ro.
– Vi vet at det som ligger i systemet er riktig. Og det er en stor trygghet.
– Ikke vent for lenge. Det er bedre å komme i gang med et system som fungerer, enn å dra med seg problemer videre.
Hun trekker spesielt frem én ting:
– Overgangen er mye enklere enn man tror når man har et team som følger deg hele veien.
Et system som gir bedre kontroll i alle ledd – fra salg til lager til økonomi.
Eller som hun selv sa under intervjuet:
Et system som gjør det komplekse lettere.